Travailler en équipe | Participer à une séance de travail

Les rôles-clés : un rappel

Pour une réunion de travail efficace, assurez-vous que ces rôles sont comblés.
(Consultez la section Attribuer des rôles dans l'équipe pour plus de détails)

L’animateur.trice

Rôle-clé de toute rencontre d’équipe, l’animateur.trice contribue grandement à la réussite d'une rencontre, autant en présence qu'en ligne!

Exemples de tâches :

Concevoir l'ordre du jour : transmettre l’ordre du jour avant une rencontre et le présenter au début de celle-ci, ajouter au besoin des points et s’assurer de son respect...
Animer les rencontres : gérer les tours de parole, donner un droit de parole à tous, rappeler les règles de fonctionnement, ramener au sujet en cas de digression...
Atteindre l’objectif de la réunion : questionner les membres de l’équipe, faire reformuler et clarifier au besoin les interventions des membres pour s’assurer d’une compréhension commune...
Créer un climat de travail harmonieux : écouter avec objectivité, ne pas imposer ses idées, proposer un vote en cas de différents...

Le.la scribe

Le ou la scribe (secrétaire) conserve des traces écrites des discussions et des décisions lors des réunions d’équipe.

Exemples de tâches :

Prendre des notes lors des rencontres afin de conserver des traces de l’avancement du travail
Faire le compte-rendu des rencontres et distribuer le document aux membres
Consigner et organiser les documents nécessaires à la réalisation du travail

Le.la maitre du temps

Le ou la maître du temps se fait un devoir, en réunion d’équipe, de faire une utilisation efficiente du temps.

Exemples de tâches :

Déterminer le temps alloué pour chaque point de l’ordre du jour d’une réunion
Vérifier que les points de l'ordre du jour respectent le temps qui leur était alloué
(On s’assure alors que l’équipe ne passe pas tout le temps d’une rencontre que sur un seul point)
Lorsqu’il y a une impasse (manque d’idées, différents…), proposer de passer à un prochain point et d’y revenir plus tard

Noter que ce rôle est parfois joué à l'animation.

L'avocat.e du diable

On est parfois gêné de remettre en question une idée qui semble être acceptée par tous. De plus, lorsque le groupe est homogène, il peut être difficile d'explorer de nouvelles avenues. Pour éviter la pensée de groupe et favoriser l'émergence des meilleures idées, une personne de l'équipe peut jouer délibérément le rôle de l'avocat ou avocate du diable.

Exemples de tâches :

Proposer des arguments qui vont à contresens de l'idée ou la proposition majoritaire
Poser des questions pour s'assurer de la validité des idées mise de l'avant
Mettre en lumière les faiblesses, les incohérences ou les problèmes des idées mises de l'avant
Émettre les commentaires de manière constructive. L'idée n'est pas de taire le groupe!

L'art d'animer

La façon d'animer peut avoir un effet décisif sur l'atteinte des objectifs d'une réunion.
Appliquez ces quelques règles fort simples, mais très efficaces, lors de votre prochaine rencontre d'équipe!

Pour partir du bon pied

On énonce l'objectif

Choisir un menu 5 services pour la garderie « Les petits difficiles». (Étudiant #1)

On lit l'ordre du jour

On parle de l'avancement des tâches

Le sondage est fait : les enfants préfèrent les frites au navet! (Étudiant #2)

Pour éviter que ça tourne en rond

On énonce les règles

1. On donne son opinion à la fin du tour de parole. 2. On ne parle pas la bouche pleine. (Étudiant #1)

On passe l'ordre du jour dans l'ordre

On ramène les gens « dans le sujet »

Deux étudiants parlent de beaucoup de choses.

Pour favoriser la participation

On donne la parole aux personnes silencieuses

Que penses-tu d'un menu « Macaroni-de-l'entrée-au-desser?(Étudiant #1)» Un peu riche en féculent? (Étudiant #2)

On retient les idées qui supportent l'objectif

On garde en tête le mot « leadership » et non « autocratie »

Et à la fin de la rencontre?

Trop souvent, on a le réflexe de partir chez soi sans statuer sur quoi que ce soit.
Alors prenez quelques instants en groupe pour aborder les 5 éléments suivants. Efficacité garantie!

Résumer la rencontre

Assurez-vous d'avoir une compréhension commune de ce qui a été discuté!

S'exprimer ouvertement

Permettez à chacun d'exprimer ses satisfactions et ses insatisfactions.

Évaluer l'état d'avancement

C'est nécessaire pour ajuster la cadence...et le niveau de stress!

Distribuer les tâches

C'est élémentaire pour éviter toute confusion et perte de temps.

Prévoir la prochaine rencontre

Écrivez dès maintenant l'ordre du jour de la prochaine rencontre.

Pendant la rencontre

Les rôles-clés : un rappel

Pour une réunion de travail efficace, assurez-vous que ces rôles sont comblés.
(Consultez la section Attribuer des rôles dans l'équipe pour plus de détails)

L’animateur.trice

Le.la scribe

Le.la maitre du temps

L'avocat.e du diable

L'art d'animer

La façon d'animer peut avoir un effet décisif sur l'atteinte des objectifs d'une réunion.
Appliquez ces quelques règles fort simples, mais très efficaces, lors de votre prochaine rencontre d'équipe!

Pour partir du bon pied

On énonce l'objectif

On lit l'ordre du jour

On parle de l'avancement des tâches

Pour éviter que ça tourne en rond

On énonce les règles

On passe l'ordre du jour dans l'ordre

On ramène les gens « dans le sujet »

Pour favoriser la participation

On donne la parole aux personnes silencieuses

On retient les idées qui supportent l'objectif

On garde en tête le mot « leadership » et non « autocratie »

Et à la fin de la rencontre?

Trop souvent, on a le réflexe de partir chez soi sans statuer sur quoi que ce soit.
Alors prenez quelques instants en groupe pour aborder les 5 éléments suivants. Efficacité garantie!

Résumer la rencontre

S'exprimer ouvertement

Évaluer l'état d'avancement

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Prévoir la prochaine rencontre

Besoin d'un aide-mémoire?

Téléchargez la fiche d'aide à l'animation qui répertorie les éléments essentiels d'une animation efficace!

Pendant la rencontre

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Pour une réunion de travail efficace, assurez-vous que ces rôles sont comblés. (Consultez la section Attribuer des rôles dans l'équipe pour plus de détails)

L’animateur.trice

Le.la scribe

Le.la maitre du temps

L'avocat.e du diable

L'art d'animer

La façon d'animer peut avoir un effet décisif sur l'atteinte des objectifs d'une réunion.Appliquez ces quelques règles fort simples, mais très efficaces, lors de votre prochaine rencontre d'équipe!

Pour partir du bon pied

On énonce l'objectif

On lit l'ordre du jour

On parle de l'avancement des tâches

Pour éviter que ça tourne en rond

On énonce les règles

On passe l'ordre du jour dans l'ordre

On ramène les gens « dans le sujet »

Pour favoriser la participation

On donne la parole aux personnes silencieuses

On retient les idées qui supportent l'objectif

On garde en tête le mot « leadership » et non « autocratie »

Et à la fin de la rencontre?

Trop souvent, on a le réflexe de partir chez soi sans statuer sur quoi que ce soit. Alors prenez quelques instants en groupe pour aborder les 5 éléments suivants. Efficacité garantie!

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Trop souvent, on a le réflexe de partir chez soi sans statuer sur quoi que ce soit.
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