Pistes de solution

Certaines bonnes pratiques peuvent être mises en place pour diminuer l’impact des défis associés à une rencontre de travail en virtuel. Ces bonnes pratiques touchent bien entendu à la technologie, mais aussi à la participation, à l’écoute et aux modalités d'intervention.

Technologie

Trois pratiques à intégrer pour éviter les désagréments les plus communs.

Personnage teste sa connexion Internet

Tester la connexion

Les membres de l'équipe devraient faire un test de connexion à la plateforme avant la réunion (la veille par exemple). Chacun devrait aussi s'assurer d'avoir une connexion stable et rapide. L'idéal est de se brancher avec un câble Ethernet.

Personnage avec écouteurs devant une caméra

S'équiper

Les membres de l'équipe devraient avoir un casque d'écoute muni d'un microphone, ainsi qu'une caméra vidéo. Les paramètres pour les activer devraient aussi avoir été testés avant la réunion.

Visage d'un personnage dans un écran d'ordinateur

Se cadrer

Les membres de l'équipe devraient se cadrer en plan rapproché et s'assurer qu'il n'y a pas de distraction dans le cadrage de la caméra. Ce genre de pratique peut donner un effet de plus grande proximité, ce qui favorise les échanges et le sentiment que tous sont engagés dans la rencontre.

Flèche

Dotez-vous de quelques règles

En équipe, mettez-vous d'accord sur les règles de comportement qui vous semblent les plus pertinentes.
En voici six qui vous permettraient de tenir des rencontres efficaces, malgré la distance.

Personnage devant un ordinateur qui texte sur son téléphone

1. Engagement

Tous les membres doivent être dans un endroit calme et propice aux échanges, et éviter de faire d'autres tâches. Bref, chaque membre doit être engagé à 100% dans la rencontre.

Écran d'ordinateur avec documents informatiques

2. Préparation

Tous les membres doivent avoir les documents qu'ils veulent partager à portée de clic, prêts à être affichés à l'écran.

Personnage tenant un volant de bateau

3. L'animateur.trice tient le gouvernail

En ligne, tout comme en présence, le rôle de l'animation est très important : c'est cette personne qui est la cheffe d'orchestre qui prévient la cacophonie. L'équipe doit donc respecter son rôle et lui confier la gestion des tours de parole.

Personnages tenant des pancartes avec points d'interrogation

4. Les périodes de questions

Pour que tous les membres aient la chance de s'exprimer, il faut prévoir de fréquentes périodes de questions et de commentaires, idéalement après chaque tour de parole.

Deux personnages jouent de la trompette. Leurs notes de musique d'entremêlent

5. Ne pas parler en même temps

Sauf exception, deux membres du groupe ne doivent pas parler en même temps. Au besoin, prévoyez un mécanisme pour interrompre (ex. : une personne qui veut intervenir doit lever la main).

Un personnage joue de la trompette. La trompette du deuxième personnage est bloquée par une pomme

6. Se fermer... le micro

Pour s'assurer du respect des tours de parole, on peut établir comme règle de fermer son micro lorsque ce n'est pas à son tour de parler.

Flèche

Travailler en équipe dans des fuseaux horaires différents

Quelques conseils pour relever ce défi

Personnage qui obseve le fuseau horaire de chacun

Connaître la situation de ses collègues

Dès le départ, prenez un moment pour connaître le fuseau horaire de vos collègues et leurs disponibilités. Trouvez un ou des moments hebdomadaires où il vous serait possible de tous vous rencontrer. Utilisez des applications comme Time and Date pour vous aider.

Personnages qui se promènent ensemble

Une responsabilité collective

Trouver un moment commun pour se voir demande parfois de faire preuve de flexibilité. Évitez des conflits au sein de l’équipe en tentant de répartir équitablement les concessions qui devront être faites.

Planète où plusieurs personnes échangent

Se rencontrer, oui, mais aussi...

Puisqu’il n’est pas toujours facile de communiquer en temps réel, misez également sur une communication en différée fréquente avec des outils comme Microsoft Teams. Soyez conscient que vous n’aurez pas toujours une réponse immédiate.

Personne qui précise le fuseau horaire

Parler le même langage

Dans vos communications orales ou écrites, n’oubliez pas de préciser le fuseau horaire lorsque vous mentionnez une donnée temporelle (ex. : Nous pourrions revoir ensemble la présentation le jeudi 8 octobre, à 16 h 00, heure de Montréal).

Calendrier

Simplifier l'organisation

Ajoutez des fuseaux horaires à vos calendriers. Ainsi, vous serez en mesure de connaître rapidement l’heure à laquelle vous planifiez une rencontre. Microsoft Outlook – Google Calendar – Calendrier Apple

Flèche

Un dernier conseil...

Entendez-vous dès que possible sur les applications dont vous aurez besoin pour collaborer à distance.
Généralement, on doit statuer pour les trois catégories ci-dessous.

Icone caméra vidéo

Vidéoconférence

Icone nuage. Des documents se dirigent vers le nuage

Gestion et partage des documents

Deux phylactères

Espace de discussion



Consultez les suggestions d'applications à la page Outils.