Certaines bonnes pratiques peuvent être mises en place pour diminuer l’impact des défis associés à une rencontre de travail en virtuel. Ces bonnes pratiques touchent bien entendu à la technologie, mais aussi à la participation, à l’écoute et aux modalités d'intervention.
Les membres de l'équipe devraient faire un test de connexion à la plateforme avant la réunion (la veille par exemple). Chacun devrait aussi s'assurer d'avoir une connexion stable et rapide. L'idéal est de se brancher avec un câble Ethernet.
Les membres de l'équipe devraient avoir un casque d'écoute muni d'un microphone, ainsi qu'une caméra vidéo. Les paramètres pour les activer devraient aussi avoir été testés avant la réunion.
Les membres de l'équipe devraient se cadrer en plan rapproché et s'assurer qu'il n'y a pas de distraction dans le cadrage de la caméra. Ce genre de pratique peut donner un effet de plus grande proximité, ce qui favorise les échanges et le sentiment que tous sont engagés dans la rencontre.
Tous les membres doivent être dans un endroit calme et propice aux échanges, et éviter de faire d'autres tâches. Bref, chaque membre doit être engagé à 100% dans la rencontre.
Tous les membres doivent avoir les documents qu'ils veulent partager à portée de clic, prêts à être affichés à l'écran.
En ligne, tout comme en présence, le rôle de l'animation est très important : c'est cette personne qui est la cheffe d'orchestre qui prévient la cacophonie. L'équipe doit donc respecter son rôle et lui confier la gestion des tours de parole.
Pour que tous les membres aient la chance de s'exprimer, il faut prévoir de fréquentes périodes de questions et de commentaires, idéalement après chaque tour de parole.
Sauf exception, deux membres du groupe ne doivent pas parler en même temps. Au besoin, prévoyez un mécanisme pour interrompre (ex. : une personne qui veut intervenir doit lever la main).
Pour s'assurer du respect des tours de parole, on peut établir comme règle de fermer son micro lorsque ce n'est pas à son tour de parler.
Dès le départ, prenez un moment pour connaître le fuseau horaire de vos collègues et leurs disponibilités. Trouvez un ou des moments hebdomadaires où il vous serait possible de tous vous rencontrer. Utilisez des applications comme Time and Date pour vous aider.
Trouver un moment commun pour se voir demande parfois de faire preuve de flexibilité. Évitez des conflits au sein de l’équipe en tentant de répartir équitablement les concessions qui devront être faites.
Puisqu’il n’est pas toujours facile de communiquer en temps réel, misez également sur une communication en différée fréquente avec des outils comme Microsoft Teams. Soyez conscient que vous n’aurez pas toujours une réponse immédiate.
Dans vos communications orales ou écrites, n’oubliez pas de préciser le fuseau horaire lorsque vous mentionnez une donnée temporelle (ex. : Nous pourrions revoir ensemble la présentation le jeudi 8 octobre, à 16 h 00, heure de Montréal).
Ajoutez des fuseaux horaires à vos calendriers. Ainsi, vous serez en mesure de connaître rapidement l’heure à laquelle vous planifiez une rencontre. Microsoft Outlook – Google Calendar – Calendrier Apple