Avant la rencontre

Sans surprise, un des grands facteurs de réussite d'une rencontre de travail, c'est la préparation! Une des erreurs à ne pas faire consiste à se présenter avec une idée générale et un peu vague de ce qu'on va faire, et d'improviser au fur et à mesure. C'est dans ces situations-là qu'on perd du temps précieux et que tout le monde ressort de la rencontre avec l'impression d'avoir fait du « sur place ».

Pourtant, bien préparer une rencontre est simple : ça prend juste deux éléments...

1. Un ordre du jour soigneusement préparé

C'est l'outil numéro 1 pour des rencontres efficaces en temps et en quantité de travail abattu. C'est habituellement la personne à l'animation qui l'écrit et qui l'envoie aux autres pour validation. Tout le monde est alors informé de l'objectif de la rencontre, du contenu à traiter et des rôles que chacun aura à assumer.

Femme qui écrit à l'ordinateur

2. Des membres engagés et préparés

Une personne responsable et engagée ne se présente pas « à froid » à une réunion : elle valide l’ordre du jour et, au besoin, propose des modifications. Elle prépare les éléments qu'elle veut aborder lors de la réunion, et pense à des questions, réflexions ou enjeux concernant les autres points à l'ordre du jour.

Si cette préparation n'est pas faite, les discussions risquent de rester en surface et le travail de ne pas avancer à la vitesse souhaitée et selon le niveau de qualité désiré

Deux hommes et une femme lisent un document sur leur ordinateur
Flèche

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Ordre du jour

La valeur ajoutée de l'IAG

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    L'IAG peut transformer vos objectifs de rencontre en un ordre du jour clair et équilibré, en suggérant une séquence logique des sujets et une allocation réaliste du temps
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    L'IAG génère des questions ouvertes et engageantes qui favorisent la participation de tous et approfondissent la réflexion collective.