1. Un ordre du jour soigneusement préparé
C'est l'outil numéro 1 pour des rencontres efficaces en temps et en quantité de travail abattu. C'est habituellement la personne à l'animation qui l'écrit et qui l'envoie aux autres pour validation. Tout le monde est alors informé de l'objectif de la rencontre, du contenu à traiter et des rôles que chacun aura à assumer.
2. Des membres engagés et préparés
Une personne responsable et engagée ne se présente pas « à froid » à une réunion : elle valide l’ordre du jour et, au besoin, propose des modifications. Elle prépare les éléments qu'elle veut aborder lors de la réunion, et pense à des questions, réflexions ou enjeux concernant les autres points à l'ordre du jour.
Si cette préparation n'est pas faite, les discussions risquent de rester en surface et le travail de ne pas avancer à la vitesse souhaitée et selon le niveau de qualité désiré
